如何快速收回逾期款项？3个老会计亲测有效的追款方法

做了12年应收会计，我见过太多企业把“催款”做成“吵架”——会计追得急，客户躲得远，最后钱没要回来，合作也黄了。其实老会计们都懂：快速收回逾期款的核心，从来不是“逼”，而是“精准踩中客户的利益点”。以下三个方法，是我和两位同行亲测了上百次的“落地招”，每一步都能直接复制用。

先给客户画张“账龄画像表”，比乱打电话管用10倍
很多企业催款的步就错了：不管客户欠了30天还是300天，都用同一句“该还钱了”。但实际上，逾期天数不同，客户的“拖欠动机”完全不一样——30天内的可能是忘签审批，90天以上的可能是故意赖账，必须分档处理。
我习惯用Excel做一张“动态账龄画像表”，只需要4列核心信息：
列是“逾期天数”，直接用“当前日期-约定还款日”计算，自动分成4档：30天内（浅绿）、31-90天（浅黄）、91-180天（橙色）、180天以上（红色）；
第二列是“历史履约记录”，标注客户过去1年的还款准时率（比如“95%准时”或“多次逾期”）；
第三列是“联系人权限”，写清楚对接人是普通财务（没决策权）、财务经理（能拍部分板）还是老板（最终话事人）；
第四列是“客户痛点”，比如“最近在谈银行贷款，怕征信有污点”“下游客户欠他15万，下周回款”。
有了这张表，催款的优先级和策略立刻清晰：
- 30天内的浅绿客户：不用打电话，发“提醒函+对账单”就行。提醒函要写得“温柔但明确”——比如“贵司2023年11月15日的货款8.5万，约定还款日为12月15日，目前已逾期3天。附件是双方签字的对账单，若有疑问请于今日17点前联系我，若无异议请尽快安排付款。”重点是附对账单，避免客户事后以“账目不清晰”为由拖延；
- 31-90天的浅黄客户：必须打电话，而且要“找对人”。比如客户对接的是采购小张，不要跟他扯，直接说“我找你们财务李经理，有笔货款需要确认进度”——因为采购没权管钱，财务才是能查付款流程的人。打通后先问“李经理，上次跟你说的12万货款，是不是审批流程卡在哪了？”如果对方说“资金紧”，立刻接：“我理解，咱们合作这么久，你肯定不想逾期。要不这样，你看本周内先付3万，剩下的分2个月，每月20号打款，我帮你跟老板申请免掉逾期利息？”给客户一个“可执行的小目标”，比逼他一次性还清管用；
- 91-180天的橙色客户：直接上门，带齐“铁证”——合同原件、送货单（客户签字的）、对账单（盖章的）、之前的沟通记录。找到老板后，别绕弯子：“张总，咱们这笔15万的货款已经逾期120天了。我今天来不是逼你，是想跟你商量个解决办法——要是你能在10天内还8万，剩下的7万分3个月，我可以帮你申请把贵司从‘风险客户’名单里撤出来，下次进货还能优先供货。但要是再拖，我们只能走法律程序，到时候你不仅要还本金，还要付诉讼费和违约金，而且征信上会有污点，影响你下周谈的银行贷款。”把“后果”和“好处”都摆出来，客户会算明白哪个更划算；
- 180天以上的红色客户：别犹豫，直接找律师发律师函。我之前有个客户，欠了20万逾期200天，一开始说“再等等”，律师函发过去第三天就打了10万，说“不想因为这点钱影响公司征信”。记住：超过180天的坏账，回收率会骤降到30%以下，越早走法律程序，越能拿到钱。

把“催债”变成“帮客户解决问题”，客户才不会躲你
我同事陈姐做了15年应收，她的秘诀是：永远不要说“你该还钱了”，要说“我帮你想想办法”。去年她处理过一个客户，欠了10万逾期60天，客户一开始说“没钱”，陈姐没逼他，反而问：“王总，你最近是不是遇到什么难处了？之前你付款从来都是提前3天，这次肯定是有原因吧？”客户叹了口气说：“下游的经销商欠了我18万，本来该上月回款，结果他跑了。”陈姐立刻接：“那你现在最缺的是现金流吧？我帮你想个办法——你看你还有5万的货物没提，要是你能先付3万，我马上让仓库把这5万的货发了，再额外送你2000块的备品，这样你能赶紧把货卖了回笼资金，剩下的7万分3个月还，行不？”客户当场就同意了，因为陈姐不是在“催债”，而是在“帮他解决现金流问题”。
陈姐教我的“场景化沟通公式”，我用了一年，几乎没碰到过客户挂电话：
共情+问具体问题+给选择题
比如客户说“最近资金紧张”，别接“那不行”，要接：“我理解，最近原材料涨价，很多客户都跟我这么说（共情）。你是下游没回款？还是工资要发？（问具体问题）要是下游没回款，你看能不能先给我个书面承诺，比如下游回款后3天内打款？或者先付10%的诚意金，我帮你跟老板申请延期？（给选择题）”
记住：客户抵触的不是“还钱”，是“被指责”。你越站在他的角度想办法，他越愿意配合你。

用“后续合作”绑住客户，让他觉得“还钱比拖欠更划算”
我另一个同行李哥，最擅长用“利益交换”催款。他说：“客户拖欠的本质，是觉得‘不还钱也没损失’——你得让他明白，还钱能得到更多好处，他才会急着还。”
李哥去年处理过一个长期合作的客户，欠了12万逾期90天，客户总说“再等等”。李哥直接找老板说：“刘总，咱们合作5年了，你知道我从来不会逼你。但这次的款要是能在本周内还清，我帮你申请三个好处：，下次进货打95折，相当于省6000块；第二，延长15天账期，你下次进货可以晚15天付款；第三，我把你介绍给我们的另一个客户，他正好需要你们的产品，大概能带来8万的订单。你看划算不？”客户算了算，立刻让财务打了款——因为“还钱能赚更多”。
李哥的“利益绑定法”，分三种情况用：
- 长期合作客户：用“折扣/延长账期”绑——“还清这笔，下次进货减1个点”“还清这笔，账期从30天延长到45天”；
- 偶尔合作客户：用“资源置换”绑——“还清这笔，我帮你介绍新客户”“还清这笔，我把你们的产品推给我们的供应商群”；
- 有未提取货物的客户：用“发货/备品”绑——“还清这笔，马上发你之前订的10万货物”“还清这笔，额外送你3%的备品”；
甚至对于“老赖客户”，也能绑——比如客户欠了5万，你可以说：“要是你能在3天内还3万，剩下的2万我帮你申请免掉逾期利息”——虽然损失了一点利息，但总比拿不回本金强。

最后说几个“不能犯的错”：
1. 不要找错人：比如客户的付款决策权在老板，你却一直跟财务助理聊，聊半年也没用；
2. 不要不留痕：所有沟通都要记录——电话录音（要提前说“我这边录个音，避免后续有误会”）、微信聊天记录保存（不要删）、邮件发带读回执的（确认客户收到）；
3. 不要情绪化：客户骂你，你别骂回去，要笑着说：“我理解你的心情，我们的目的是解决问题，不是吵架”——越冷静，客户越不敢耍横；
4. 不要拖延：逾期天就提醒，30天内必须跟进，90天内必须上门，180天内必须走法律程序——拖得越久，钱越难要回来。

其实催款这件事，说到底是“猜人心”：你得知道客户怕什么（征信、合作、现金流）、想要什么（折扣、资源、时间），然后用“他想要的”换“你想要的”。老会计们之所以能快速收回款，不是因为“凶”，而是因为“懂”——懂客户的痛点，懂怎么用最小的代价换更大的结果。
下次遇到逾期客户，别再急着说“该还钱了”，先画张账龄表，再问几个具体问题，最后给个“有好处的选择题”——你会发现，客户不仅愿意还钱，还会跟你说“下次还找你合作”。