别让坏账拖垮你的企业必学如何防止债务形成坏账

企业要防坏账，步不是“追”，而是“堵”——从源头把不靠谱的客户挡在门外。很多老板为了冲业绩，对新客户只看“订单大小”，忽略“付款能力”，最后订单赚的钱还不够填坏账的坑。我服务过一家做包装材料的小工厂，之前为了接一个百万大单，没查客户信用，结果客户是一家濒临破产的电商公司，货款拖了半年后直接跑路，工厂差点跟着倒闭。后来他们改了规则：所有新客户必须过“三道关”——查工商、查流水、查口碑。

查工商不是随便看看营业执照，要去“企业信用信息公示系统”扒细节：有没有“经营异常”（比如地址失联、未年报）、有没有“失信被执行人”记录、最近三年有没有法律诉讼（尤其是买卖合同纠纷）。比如有次他们遇到一个客户，营业执照上写着“注册资本1000万”，但公示系统里显示“实缴资本0元”，而且有3条买卖合同纠纷的被执行记录，直接拒绝合作。查流水是让客户提供近3个月的银行对公账户流水，重点看“流入资金的稳定性”——如果每个月进账忽高忽低，或者只有几笔大额流入，说明客户现金流不稳定，抗风险能力弱。查口碑更直接，找同行业的供应商问：“这家客户付款快吗？有没有拖欠过？”比如有个客户自称“行业TOP10”，结果问了三个同行，都说“这家爱拖款，每次都要催三次以上”，果断放弃。

客户筛选过了关，接下来是“合同锁风险”——很多企业的合同是从网上下载的模板，漏洞百出，比如只写“货到付款”，没写“验收期限”“逾期利息”，最后客户以“没验收”“质量有问题”为由无限期拖欠。我帮一家做电子元件的企业改合同，加了三个“保命条款”：

是“明确付款节点+验收标准”。比如把“货到付款”改成“货到后3个工作日内完成验收（验收标准以双方签字确认的《技术协议》为准），验收合格后5个工作日内支付95%货款；剩余5%作为质保金，质保期6个月届满后10个工作日内支付（质保期从验收合格日起算）”。这样一来，客户没法以“没验收”为由拖款，也没法在质保期过了之后再提质量问题。

第二是“逾期利息+管辖法院”。逾期利息要写具体，比如“逾期未支付的，按日利率万分之五支付违约金（折算年利率18%，刚好低于法律保护的24%上限）”，而且要约定“本合同争议由甲方（己方）所在地有管辖权的法院管辖”。之前有个客户欠了20万，拖了一年，按万分之五算，违约金有3.6万，客户怕起诉后要付更多，赶紧把钱还了。管辖法院约定在己方所在地，起诉时不用跑对方城市，节省时间和律师费。

第三是“所有权保留条款”。比如“在买方未支付全部货款前，本合同项下货物的所有权仍属于卖方”。这招对中小企业特别有用——如果客户破产，你可以凭这个条款要回未卖出的货物，减少损失。比如有个客户买了10万的电子元件，付了3万就破产了，我们拿着合同去法院起诉，要回了剩下的7万货物，折算成现金5万，比全亏好太多。

合同签好不是终点，要“盯着钱走”——很多企业的应收账款是“死后验尸”，等客户逾期三个月才发现问题，这时候已经晚了。我给企业做的“应收账款台账”模板，核心是“三个表+一个预警”：

个表是“基础信息表”：列清楚客户名称、合同编号、合同金额、付款节点（比如“验收后5天”“质保期后10天”）、联系人及电话。第二个表是“动态更新表”：每天录入已付金额、未付金额、逾期天数，用颜色标注风险——逾期10天以内标“黄色”（业务员跟进），逾期30天标“橙色”（财务负责人跟进），逾期60天标“红色”（启动法律程序）。第三个表是“沟通记录单”：每次和客户沟通的内容都要写下来，比如“2024年5月8日，业务员小李联系客户张总，张总说‘下周三会付10万’”，“2024年5月15日，财务王姐联系客户财务，说‘张总承诺的10万未到账，请尽快安排’”。这些记录都是以后起诉的证据。

预警机制要“动起来”——每周开15分钟的“应收账款会议”，业务员汇报黄色、橙色客户的情况，财务汇报红色客户的财产状况，老板做决策。比如有次会议上，业务员说“某客户最近三个月销量下降了40%，老板在变卖设备”，财务立刻查了客户的银行账户，发现只剩下5万，老板马上决定：停止供货，同时发催款函，三天内不付款就起诉。结果客户怕被起诉影响征信，赶紧凑了8万还过来，剩下的2万签了分期协议，避免了坏账。

如果真的逾期了，要“快刀斩乱麻”——很多老板碍于“人情”，不好意思催款，结果拖成坏账。我总结了“三步催款法”，简单直接：

步，发“正式催款函”。不要用微信或者电话，要用EMS寄，信封上写“催款函（请勿拆阅，仅交负责人）”，里面内容要写清楚：合同编号、未付金额、逾期天数、要求支付的最后期限（比如“请于2024年5月20日前支付全部货款15万元”）、逾期后果（比如“将采取法律手段追讨，包括但不限于起诉、申请财产保全”）。一定要保留EMS底单和签收记录——这是证明你“主张过权利”的关键证据，避免超过诉讼时效（一般是3年）。

第二步，做“财产调查”。如果催款函没用，立刻查客户的可执行财产：用“企查查”“天眼查”查客户的银行账户、房产、车辆、股权有没有被查封；找律师去法院查“被执行人信息”（如果客户已经被别人起诉过）；问客户的员工或者同行，有没有转移财产的迹象（比如把设备卖给关联公司）。比如有个客户欠了30万，我们查发现他有一辆价值20万的车，立刻申请了“财产保全”——起诉的时候向法院申请冻结这辆车，客户怕车被拍卖，赶紧还了25万，剩下的5万签了分期。

第三步，“果断起诉”。不要等客户“破产”再起诉，那时候你只能排队分钱，根本拿不到多少。比如有个客户欠了18万，拖了半年，我们起诉后申请了“诉前财产保全”，冻结了客户的银行账户（里面有12万），法院判决后，直接从账户里划了12万，剩下的6万客户用房产抵押，分三个月还完。起诉的成本其实不高——诉讼费大概是标的额的2%（18万的诉讼费是3900元），律师费可以找“风险代理”（赢了才付钱，一般是回款的10%-15%），而且这些费用可以要求客户承担（合同里要写“违约方承担律师费、诉讼费等实现债权的费用”）。

最后，要“把风险刻进制度里”——很多坏账是因为内部流程混乱，比如业务员为了拿提成乱签客户，财务不管不问，最后责任没人担。我给企业设计的“应收账款考核制度”，核心是“提成和回款挂钩”：

业务员的提成不是按“销售额”算，而是按“实际到账金额”算，比如“提成=（当月到账金额-当月新增坏账）×5%”。如果客户逾期超过60天，扣业务员当月提成的20%；如果变成坏账，扣业务员当年提成的50%（从后续提成里扣）。比如有个业务员之前为了冲业绩签了一个不靠谱的客户，结果欠了10万变成坏账，他当年的提成扣了5万，之后再也不敢乱签客户了。

还有“部门联动机制”：业务员签合同前，必须让财务审核客户的信用情况——财务要出具《客户信用评估报告》，写清楚“客户的经营状态、信用记录、付款能力”，如果财务打“差评”，业务员不能签合同。比如有次业务员想签一个新客户，财务查发现客户最近三个月有两笔逾期付款记录，直接打了“差评”，业务员只能放弃，避免了后续的坏账。

另外，不要忽略“小钱”——比如质保金，很多企业觉得质保金是“尾数”，不在意，但积少成多也是一笔不小的损失。我帮一家做家具的企业改了“质保金管理办法”：质保期内每3个月给客户发一封《质量确认函》，让客户签字盖章，内容是“截至2024年5月10日，我方提供的家具未出现质量问题”。质保期满后，拿着确认函去要质保金，客户没法以“质量问题”为由拖欠。之前他们的质保金回收率只有60%，现在提高到了90%。

最后说个“保命招”——买“应收账款信用保险”。比如出口企业或者做大额订单的企业，可以买信用保险，保险公司会承保客户“破产、拖欠、拒付”的风险，一般赔付比例是70%-90%。比如有个出口企业卖了50万的货物给国外客户，客户因为疫情拖欠，保险公司赔了40万，虽然损失了10万，但比全亏好太多。还有“保理业务”——把应收账款卖给保理公司，保理公司先给你80%的钱，剩下的20%等客户付了再给，这样能快速回笼资金，避免坏账。比如有个机械制造企业，把100万的应收账款卖给保理公司，拿了80万现金，用来支付员工工资和原材料款，避免了资金链断裂。

防坏账不是“事后救火”，而是“事前筑墙”——从筛选客户到签合同，从跟踪回款到逾期应对，每一步都要“落地”，每一步都要“具体”。比如查客户信用的时候，不要只看“表面”，要扒“细节”；签合同的时候，不要用“模板”，要加“保命条款”；跟踪回款的时候，不要“等”，要“盯”；逾期的时候，不要“拖”，要“快”。只有把这些“干货”变成企业的“制度”，才能真正把坏账挡在门外，让企业活下来，活好。