债务催收的程序与步骤：全流程教你合规要回企业坏账

企业财务坏账的催收，核心是“先理清楚、再一步步推”——不是靠嗓门大或威胁，而是用合规的动作把“债务事实”钉死，再用可执行的步骤压缩对方的拖延空间。以下是从前期准备到最终处置的全流程干货，每一步都能直接落地。

先把债务“画像”画清楚，是催收的步。很多企业催了半年，连对方到底欠多少、有没有过付款承诺、对方现在有没有能力还都没搞明白，纯属瞎忙活。具体要做三件事：，核对应收账款的“硬证据链”——把合同（要盖公章的原件）、发货单（对方仓管签字或系统录入记录）、发票（对方已认证的凭证）、对账单（最近6个月内对方盖章或负责人签字的版本）全部找出来，按时间排序装订成册。比如对方说“没收到货”，你能立刻拿出有对方仓管“李XX”签字的发货单；对方说“金额不对”，你能拿出上个月刚确认的对账单，这比空口争论管用10倍。第二，查对方的“经营活度”——通过“企查查”“天眼查”查对方的工商登记信息：有没有股权质押、有没有被起诉、有没有失信记录、最近3个月有没有变更法人或地址。如果对方最近刚把法人换成70岁的老人，或者公司地址变成了“XX小区1栋1单元”，那大概率是要躲债，得赶紧升级策略。第三，找“关键对接人”——不要只跟对方的业务员谈，要找到能拍板的人：比如财务负责人、分管采购的副总，甚至法定代表人。可以跟业务员说“我需要跟能决定付款的人沟通，不然咱们谈再多也没用”，直接把层级往上推。

内部先走完“授权流程”，避免后续“嘴瓢”出问题。很多企业的催收员为了尽快回款，乱承诺“不用付违约金”“可以再拖一个月”，结果财务不认、法务追责，反而把事情搞砸。正确的做法是：催收前先填一张“催收授权单”，内容包括：本次催收的债务金额（本金+违约金）、可以让步的更大幅度（比如违约金最多减10%）、允许的协商方式（比如最多分3期）、授权有效期（比如15天）。然后找业务部门（确认债务真实性）、财务部门（确认金额准确性）、法务部门（确认话术合规性）签字。比如你要跟对方说“可以分3期，但每期必须在10号前到账”，得先看授权单里有没有“允许分3期”的条款，避免越权。

首轮沟通要“精准戳点”，别绕弯子。很多人催收时爱说“你们怎么还不付款啊”，这种模糊的话只会让对方打太极。正确的话术结构是：“报身份+提债务细节+问对接人+确认金额+要时间”。比如：“您好，我是XX公司财务的张三，贵司2023年10月15日签的合同HT20231015，采购的是XX型号的原材料，总金额18.6万，约定11月30日付款，请问现在是哪位负责跟进这个款？”——先把债务细节报清楚，让对方没法否认；然后问对接人，避免跟无权的人浪费时间；接下来确认金额：“咱们上月25号的对账单您那边已经盖了财务章，金额是18.6万，没错吧？”——用已确认的证据锁死金额；最后要时间：“那您看这个款什么时候能安排？是本周四之前还是下周三？”——别问“什么时候能付”，要给对方选“具体时间点”，减少拖延的空间。沟通时要记“催收日志”：把对方的回应（比如“最近资金紧，下周三之前付5万”）、对接人姓名+电话、承诺的时间全部写下来，更好用表格整理，比如“日期：12月5日；对接人：王XX（采购副总，138XXXX1234）；回应：下周三（12月13日）付5万，剩余13.6万12月25日付；备注：王XX说上周客户回款慢，下周三能到一笔钱”。这日志既是后续跟进的依据，也是万一要起诉时的证据。

协商方案要“写死细节”，别留漏洞。如果对方说“现在没钱，能不能分期”，别只口头答应，要把“分期的每一步”都变成书面文件。比如对方想分3期，你要跟他确认：每期的金额（比如第1期6万，第2期6万，第3期6.6万）、付款时间（比如每月15日）、违约责任（比如逾期1天，按未付金额的日万分之五收违约金；逾期超过3天，有权要求一次性还清所有欠款）、争议解决方式（比如“协商不成，向我方所在地法院起诉”）。然后让对方写《还款承诺函》，内容要包括：债务事实（“我方确认欠XX公司18.6万”）、还款计划（按上面的分期写）、违约责任、签字盖章（必须盖对方公司公章，或者法定代表人签字+手印）。如果对方不肯写，你可以说“我这边要跟公司申请分期，得有个书面东西证明你们的诚意，不然我没法跟领导交代”——用“公司要求”当借口，避免对方觉得你在针对他。

升级催收要“合规且有威慑力”，别踩红线。如果对方没按承诺还款，下一步是发《律师函》——不是随便找个律所盖个章就行，要找正规的、有处理商事纠纷经验的律所。律师函的内容要“精准”：部分写“债务事实”（比如“贵司于2023年10月15日与我方签订合同，采购原材料18.6万，未按约定付款”）；第二部分写“我方要求”（比如“限贵司收到本函后3日内支付18.6万及违约金2300元”）；第三部分写“后果”（比如“若未履行，我方将向法院起诉，追究贵司的违约责任，包括但不限于本金、违约金、律师费、诉讼费”）。发律师函要走EMS，寄件人写律所名称，收件人写对方公司的法定代表人（不要写“负责人”，要写具体姓名），地址用对方工商登记的住所地（别用对方给的临时地址），快递单上要写“关于XX公司拖欠XX货款的律师函”，然后保留快递底单和“妥投记录”（可以在EMS官网查，截图保存）。很多中小企业怕律师函影响征信或名声，会主动联系还款——比如我之前处理过的一个案例，对方收到律师函后第二天就打了10万，说“怕影响跟其他客户的合作”。

法律途径要“快准狠”，别等对方转移财产。如果律师函没用，直接起诉——起诉不是目的，是用法院的强制力让对方还钱。起诉前要做两件事：，申请“财产保全”——在起诉的时候，向法院提交《财产保全申请书》，要求冻结对方的银行账户、房产、车辆、股权等财产。财产保全需要提供“担保”，比如找保险公司出《诉讼财产保全责任保险保函》，费用大概是标的额的1%（比如18.6万的标的，保费1860元）。为什么要做保全？因为很多企业一旦知道要被起诉，会赶紧把账户里的钱转走，等判决下来再执行就晚了。比如我之前帮一家企业起诉，起诉当天就冻结了对方的账户，里面有20万，刚好覆盖欠款，对方第二天就主动联系和解。第二，准备“起诉材料”——包括：起诉状（要写清楚原被告信息、诉讼请求、事实理由）、证据清单（把之前整理的合同、对账单、沟通记录按顺序列出来，每样证据要写“证明目的”，比如“证据1：合同，证明双方存在买卖合同关系”）、原被告的身份证明（我方是公司的话，要营业执照复印件+法定代表人身份证明；对方是公司的话，要工商登记信息）。起诉可以线上走“人民法院在线服务”平台，不用跑法院，上传材料就行。

判决后要“盯着执行”，别等“过期”。如果法院判决对方还钱，对方不执行，要在判决生效后2年内申请“强制执行”——向法院提交《强制执行申请书》、判决书、财产线索（比如之前保全的账户、房产信息）。法院会启动“查控系统”，查对方的所有财产：银行账户、微信支付宝、房产、车辆、股权。如果查到财产，法院会直接扣划账户里的钱，或者拍卖房产车辆；如果没查到财产，法院会把对方纳入“失信被执行人名单”（也就是“老赖”），限制高消费：不能坐飞机、高铁、住星级酒店、子女不能上私立学校，甚至会影响对方的企业信用等级，没法招投标、没法贷款。比如我之前处理的一个案子，对方是做工程的，被纳入失信后没法投标，主动找我们和解，把钱还了。

最后，要“堵上二次坏账的漏洞”。催收回来不是结束，要避免下次再被拖欠。比如后续合作时，调整付款方式：先付30%定金，货到验收后付50%，剩余20%在30天内付清；或者要求对方提供“担保”——比如用房产做抵押（要办抵押登记），或者找第三方担保公司担保（要签担保合同）。另外，定期对账：每月月底给对方发《对账单》，要求对方在3日内确认并盖章返回，避免时间久了金额争议。比如有一家企业每月都跟客户对账，后来客户说“去年的款已经付了”，企业拿出上个月刚确认的对账单，上面写着“截至本月底，贵司欠我方12万”，客户没法抵赖，很快就付了。

催收的本质，是用“合规的手段”把“债务的压力”传导给对方——不是逼对方，而是让对方觉得“不还钱的代价更大”。每一步都要“留证据”“讲规矩”，既保护自己，也让对方没法耍无赖。比如你发的每一条微信、每一封邮件、每一次电话沟通，都要记录；你提的每一个要求，都要基于合同和法律；你做的每一个决定，都要经过内部授权。这样不管是协商还是起诉，你都占着“理”和“证据”，对方想赖也赖不掉。