别让坏账拖垮企业债务清理与风险防范实战课

很多企业老板翻财务报表时，都会盯着应收账款那串数字皱眉头明明卖了货，钱却没回来，有的挂了一年多，有的客户干脆联系不上，这些坏账像藏在账本里的白蚁，慢慢啃食利润。要解决坏账问题，得先把“家底”摸清楚，再针对性处理，最后堵上漏洞。

先从财务系统导出所有应收账款明细，列清楚客户名称、欠款金额、欠款日期、最后一次交易日期、负责的销售人员。接着找销售核对比如A客户显示欠款50万，销售说“上个月付了10万，财务还没入账”，就得查银行流水确认；再找仓库核对B客户的欠款对应哪批货，有没有送货单，签字的是不是客户授权人。核对完给每个客户贴“风险标签”：“绿标”是3个月内欠款、有最近对账函，能快速追回；“黄标”是6-12个月欠款、客户拖延但能联系上；“红标”是超过1年、联系不上或明确赖账。这么一来，坏账情况就像摊在桌面上的卡片，清清楚楚。

绿标客户不用太急，但要“敲边鼓”发微信说：“张总，您那边上个月的货款30万，财务提醒这个周五要关账，麻烦安排一下，后续我们好继续备货”，用“关账”“备货”当理由，既不伤人，又传递压力。客户大概率会配合，毕竟不想影响后续拿货。

黄标客户得“动真格”：先寄盖公章的对账函，内容写“截至2023年10月31日，贵司欠我司货款80万元，请于3日内确认并返回”，用EMS寄，信封写“对账确认函”，保留底单和签收记录这一步是固定证据，避免客户日后否认欠款。确认后发催款函，明确“若5日内未付款，我司将暂停供应下月货物，并保留追究违约责任的权利”。很多黄标客户怕断货影响自己的生意，会主动找过来协商，比如“先付30万，剩下的分3个月还”，这时候一定要让客户写《还款计划书》，签字盖公章，把每个月的还款日期、金额写得明明白白，不然下次再拖延，连个书面依据都没有。

红标客户得“找线索”用企查查查工商信息，看有没有最近变更：法人从张三改李四，可能在转移资产；地址从写字楼改居民区，说不定是“皮包公司”搬了家。另外，查客户的社保缴纳记录也能找到实际经营地址比如社保显示客户在XX工业区XX栋，直接上门堵人，比打十个空电话有用。还有，可以联系和客户合作的其他供应商，问一句“你那边最近收到XX客户的款没？”，一起组队去追款，人多气场强，客户更怕影响口碑，容易松口妥协。要是客户真的彻底失联，就得赶紧查他的财产线索：有没有房产（去不动产登记中心调档案）、有没有车辆（去车管所查登记信息），一旦查到，马上起诉并申请财产保全，把这些资产冻起来不然等客户把房子卖了、车转了，就算起诉赢了官司，也只能拿一张“法律白条”。

比清理坏账更重要的是“别让坏账发生”，得从合同和日常管理入手。很多企业的合同是从网上随便下的模板，漏了最关键的“催款抓手”条款。比如“逾期付款违约金”，得写“每逾期一日，按未付金额的万分之五支付违约金”，别写“按中国人民银行同期贷款利率计算”万分之五的日利率换算下来是年利率18%，比银行贷款利息高多了，客户一算账，拖延付款的成本太高，自然会赶紧打款。还有“送达条款”，一定要写清楚“本合同所有通知、函件都用EMS寄到这个地址：XX市XX区XX路XX号，收件人张三，电话138XXXXXXX。不管是签收还是被退回，都算送达”这样就算客户故意拒收催款函，也能拿出EMS底单和物流记录证明“我们通知到了”，不会被“没收到”的借口卡住。另外，卖设备、原材料的企业一定要加“所有权保留条款”，比如“在你没付清全部货款之前，这些货物的所有权还是我们的，你不能卖、不能抵押、不能随便处理”要是客户拖欠，直接上门拉货就行，不用等打官司，能快速减少损失。

日常管理要盯紧“三件事”。件是“每月对账”，不管客户是大是小，每月1号准时发对账函，让客户签字盖章寄回来尤其是大客户，千万别嫌麻烦，因为诉讼时效是3年，过了这个时间，就算你有理，法院也不支持了。比如2020年5月的货款，要是2023年5月之后才起诉，法官只会说“你自己没及时要”。第二件是“设置账期预警”，把账期分成三个阶段：预警期（到期前10天）、逾期期（到期后1天）、风险期（逾期30天）。预警期让销售先给客户打个“预防针”，比如C客户的款10月10日到期，9月30日销售就得说“李总，下周三您那笔款要到期了，我提前跟您说一声，方便您安排资金”；逾期天（10月11日）发催款微信，明确提醒“款已经到期了”；逾期一周（10月18日）发正式催款函；逾期30天（11月10日）还没付，直接暂停供货别担心客户会跑，真在意合作的客户，肯定会主动找你协商。第三件是“定期分析”，每季度开一次“应收账款专题会”，销售、财务、老板都得参加，把黄标、红标客户拉出来一个个说：D客户连续3个月逾期，那下次合作就得改成“款到发货”；E客户欠款100万超过半年，别犹豫，直接起诉越拖越难要。

真要走到起诉这一步，得抓准“时机”和“技巧”。起诉不是“忍无可忍”才做的事，而是逾期3个月后就该启动这时候客户的违约行为已经很明确，你手里的证据（合同、送货单、对账函、催款记录）也很全，而且越早起诉，客户的财产还没转移，越容易拿回钱。起诉前一定要先查客户的财产：用“财产线索查询平台”查他的银行账户（需要法院开调查令）、房产、车辆，查到什么就保全什么比如客户有辆50万的车，保全之后他没法卖，也没法过户，只能乖乖还钱。起诉状要写得“直戳痛点”：诉讼请求得明确，比如“1. 被告还我100万货款；2. 被告按日万分之五付逾期违约金，从2023年5月1日算到实际付清；3. 被告承担律师费、诉讼费”；事实理由要简洁，别写没用的细节，比如“2023年3月1日签了《购销合同》，约定货到30天付款；4月1日我们送货，被告签了字；5月1日款到期，被告没付；我们催了好几次，被告一直拖着”，然后把证据列清楚：合同原件、送货单（有签字）、对账函（有盖章）、催款函的EMS底单和签收记录。开庭的时候，带好所有证据的原件，法官问什么就答什么，别绕弯子比如法官问“被告收到货没？”，直接说“收到了，送货单上有他的签字，证据2能证明”，别扯“我们合作好几年了”这种没用的话。

最后说坏账核销不是把账本上的数字划掉就行，得符合税务的要求，不然没法税前扣除。比如你要核销一笔10万的坏账，得准备这些资料：如果客户破产了，要拿破产清算的裁定书；如果客户死亡了，要拿死亡证明；如果是逾期3年以上的，得拿每年的催款记录（比如催款函、微信聊天记录、电话录音）；还有会计师事务所出具的专项审计报告。核销之后，这些资料要保存10年，别随便丢万一税务查账，你得拿得出来，证明“这笔坏账是真的，不是随便核销的”。

坏账从来不是“突然冒出来”的，而是从客户次拖延付款开始，慢慢积累的。从“催款微信没回复”到“电话打不通”，从“说再等等”到“彻底失联”，中间有很多次机会可以止损关键是你有没有“早发现”的意识，有没有“早处理”的方法，有没有“早防范”的制度。别抱着“等一等说不定就付了”的侥幸心理，用具体的办法代替拖延：该对账的对账，该发催款函的发催款函，该起诉的起诉。把这些方法落地，账本上的坏账数字会越来越少，企业赚的钱才是真的“落袋为安”。